Klantcase Overheid

Herinrichting Werknemers Registratie CBS: sneller beslissen, minder afhankelijkheid!

Het CBS heeft haar Werknemers Registratie Applicatie (WRA) opnieuw ingericht. Met deze applicatie wordt het carrièreverloop van medewerkers geregistreerd. Te denken valt aan zaken als opleidingen, kennis, competenties en persoonlijke ontwikkelingsplannen.

Aangezien CBS van haar medewerkers steeds meer zelfredzaamheid vraagt, wil de organisatie op het vlak van veranderingen in applicatie-inrichting meer gebruikersgemak. Paul van Venrooij, projectleider WRA nam het initiatief in dit project. Van Venrooij weet uit persoonlijke ervaring dat het CBS management op basis van de applicatie de medewerkers aanstuurt.

Paul van Venrooij, CBS

Sneller beslissen, minder afhankelijkheid

Paul van Venrooij vertelt: “Veranderingen in WRA werden voorheen altijd op basis van tools uit de Microsoft Office Suite en databasesoftware verricht. Beslissingen in het veranderproces rondom de applicatie waren dan ook moeilijk te achterhalen. Dat kwam door de diversiteit aan tools. De maatwerksoftware, het satellietsysteem, sloot niet naadloos aan op het bedrijfsinformatiesysteem. Daar moesten we van af.” Belangrijkste wens van het CBS was dat voor WRA het gehele proces voor de nieuwe applicatie in kaart zou worden gebracht. Het proces diende zo opgesteld te worden, dat de stakeholders – in dit geval de afdeling Human Resources en de directie – sneller de juiste beslissingen konden nemen. Wat het herinrichten van WRA betreft, was de belangrijkste eis dat er een volledig en begrijpelijk ontwerpdocument werd opgeleverd, op basis waarvan het management bij het CBS de nieuwe applicatie op een begrijpelijke, snelle, flexibele en zelfstandige manier kon laten inrichten. Volgens Van Venrooij is de CBS Werknemers Registratie Applicatie de afgelopen jaren vaker aangepast naar de randvoorwaarden van de nieuw in te richten applicatie. Maar deze konden slechts door één persoon worden uitgevoerd. Het CBS werd hierdoor afhankelijk van de kennis van deze persoon. “Met de nieuwe applicatie heeft het CBS management de mogelijkheid gekregen om de ‘business’ te laten beslissen over het inrichten en aansturen van de applicatie”, licht Van Venrooij toe.

Oorzaak en gevolg

Het kunnen aanpassen van HR-processen was voor het CBS van oudsher complex. Van Venrooij vervolgt zijn verhaal: “Selecties en deelverzamelingen op databases maken was een tijdrovende kwestie. Het veranderen van selecties in de oude applicatie en het schrijven van bijvoorbeeld brieven gebeurde met behulp van bouwwerkzaamheden in
MS-Access. Ook moest het management in de oude situatie vaak diverse medewerkers raadplegen om de juiste documentatie boven water te krijgen als men iets in het Bedrijfsinformatie Systeem (BIS) op record niveau wilde veranderen. Dit was een ondoorzichtige, foutgevoelige en tijdrovende kwestie. Dat kwam omdat het databaseontwerp je niet in staat stelde om wijzigingen aan te brengen als je niet de laatste updates van de databasesoftware had. Het gevolg was dat we weinig zicht hadden op wat er in het proces van informatievoorziening gebeurde.” Om dit probleem op te lossen is besloten om de hulp van PNA in te roepen.

Aanpak

Van Venrooij liet PNA de informatiebehoefte onderzoeken, met als doel om erachter te komen hoe processen werken en hoe je eenduidigheid in definities kunt bereiken. Al snel bleek wat de impact van unieke definities op bepaalde velden in het Bedrijfsinformatie Systeem was. Om te beginnen heeft PNA zowel de begrippen als de processen in kaart gebracht. Aangezien de primaire focus op de processen lag, zijn deze volledig volgens de open standaard BPMN (Business Process Model and Notation) van de OMG (Object Management Group) opgesteld. Het geheel vormde de leidraad voor het veranderplan. Vervolgens pakte PNA de inhoud aan door middel van analysewerkzaamheden met de methode cogNIAM® (Cognition enhanced Natural language Information Analysis Method). Tijdens de analysewerkzaamheden ontdekte PNA een aantal inconsistenties binnen de regelgeving en definities. Om hier eenduidigheid in te krijgen heeft PNA voor het opstellen van de analyses gebruik gemaakt van interviewtechnieken. Vervolgens heeft PNA de documentatie van de huidige WRA en de regelgeving met betrekking tot registratie van werknemers binnen overheidsinstellingen geraadpleegd. Toen alle relevante informatie compleet was, heeft PNA ervoor gezorgd dat alle fases van het herinrichtingsproces methodisch in kaart werden gebracht. Hiertoe is een document opgesteld dat door het CBS zeer positief is ontvangen. Voor het CBS is het nu duidelijk hoe elke fase van de gehele applicatie en de bijbehorende procedures doorlopen moet worden en wat de pre- en postcondities van elke fase zijn.

Voordelen in gebruik

Het CBS beschikt door het werk van PNA over een gedocumenteerd ontwerp waarin het volledige herinrichtingsproces van de applicatie begrijpelijk beschreven staat. Voor het ontwikkelen van deze applicatie kan het CBS nu dus verder met een heldere, eenduidige beschrijving. Dit levert op de eerste plaats het voordeel van een goede input voor de ontwikkeling. Standaardfunctionaliteit en maatwerk zijn een stuk inzichtelijker geworden. Op de tweede plaats biedt het ontwerp nu alle informatie om de applicatie grondig te kunnen testen. Hierdoor zal het registreren en het volgen van het carrièreverloop van medewerkers efficiënter uitgevoerd kunnen worden en kan het CBS genomen besluiten volledig traceren.

Tot slot is er door dit ontwerp een eenduidig begrip van de verschillende termen die in de Werkgevers Registratie Applicatie naar voren komen. Van Venrooij licht toe: “Het praktische resultaat is, dat er binnen de Werknemers Registratie Applicatie met een eenvoudige selectie een query uitgevoerd kan worden, zonder eerst uitvoerig te moeten beschrijven wat je wilt hebben. Door een selectiemogelijkheid uit het tekstveld kun je snel aanvinken wat je nodig hebt. Dit is een proces dat voorheen geprogrammeerd moest worden. Nu maak je kenbaar wat je wilt, en met de “drag and drop” functie heb je snel ter beschikking wat je nodig hebt. Dat creëert minder afhankelijkheid van de IT-afdeling.”

Besparing en gemak

En waar zit hem nou de besparing? Paul van Venrooij duidt de kracht van PNA’s oplossing als volgt aan: “De methode van PNA stelt ons in staat om snel de volledige omgeving en de informatiebehoefte in kaart te brengen. Dit werd gerealiseerd doordat het aantal interviews beperkt kon worden. In dit geval vonden de interviews van zeven personen in een tijdsbestek van drie weken plaats. De unieke definities die uit de interviews voortkwamen, werden binnen één week in de documentatie verwerkt. Het rendement met deze aanpak is dan ook aanzienlijk. Een eerste Proof of Concept met standaard functionaliteitsoplossingen kon binnen twee weken worden gerealiseerd. Bijkomend voordeel was dat de databaseconsultants direct leesbare documentatie geleverd kregen op basis waarvan ze maatwerk konden bouwen, waarop het CBS zelf voort kan laten bouwen.” Van Venrooij vervolgt: “Met de PNA-aanpak is het duidelijk geworden wat er in het proces gebeurt. Wat vroeger alleen maar met woorden kon, kan nu met teksten en gemakkelijk leesbare processchema’s. Dit bespaart niet alleen vele uren die verbrand worden door eindeloze vragen aan collega’s, maar biedt ons ook nog eens veel duidelijkheid en gebruikersgemak. Met zeven personen hebben telkens drie afzonderlijke interviews plaatsgevonden. In totaal is er één week gebouwd, waarvan drie dagen maatwerk. Ongeveer 80% van de functionaliteit is in het Bedrijfsinformatie Systeem aanwezig, waarbij op een zeer gemakkelijke manier informatie uit de database kan worden gehaald. De besparing die voor het CBS is gerealiseerd, bedraagt circa EUR 100.000 op een termijn van enkele weken, afgezet tegen een investering van EUR 10.000.”

Maak kennis met PNA