Bedrijfsprocessen vormen voor veel organisaties een essentieel onderdeel van de operatie. De processen bepalen wie, wanneer, wat moet doen om tot het gewenste resultaat te komen. Het is dan ook belangrijk om je processen overzichtelijk weer te kunnen geven. Om dit te kunnen doen zijn er veel oplossingen bedacht. Vaak worden er flow charts gebruikt. Een andere optie is BPMN. Wat zijn de verschillen tussen deze twee oplossingen?

Flow charts versus BPMN

Een flow chart is een visuele weergave van een proces. Het geeft van een proces of een deel hiervan (meestal) de happy flow weer. Alleen de standaard informatiestromen worden weergegeven. Flow charts bestaan al decennia en er zijn al veel varianten van deze weergavevorm ontwikkeld. Deze varianten kunnen onderling sterk verschillen, omdat ze los van elkaar ontwikkeld zijn.

Er is geen breed gedragen standaard voor flow charts. In een organisatie kunnen flow charts wel verder ontwikkeld zijn en complexere processen weergeven. Dit kan goed functioneren voor die specifieke organisatie, maar is niet overdraagbaar. Een persoon van organisatie A kan dus niet altijd een flow chart van organisatie B juist interpreteren. Simpelweg omdat organisatie A en B andere regels hanteren voor het opstellen van flow charts.

BPMN (Business Process Model and Notation) is ook een weergavevorm voor processen. Het is een standaard die ontwikkeld is door de Object Management Group (OMG). Dit heeft als grote voordeel dat de betekenis van een BPMN diagram voor iedereen hetzelfde is. De syntaxregels die gelden voor BPMN diagrammen zijn voor iedereen hetzelfde. Een persoon van organisatie A kan dus altijd een BPMN diagram van organisatie B juist interpreteren.


Figuur 1 Een voorbeeld van een BPMN diagram. Klantinformatie is gekoppeld aan de betreffende data stores en dit diagram omvat meerdere mogelijke flows.

De BPMN standaard is eenduidig. Dit betekent dat een proces dat correct vastgelegd is met behulp van de BPMN syntax maar op één manier gelezen kan worden. Door het gestructureerd gebruiken van gedifferentieerde gateways, events en verschillende symbolen kan er geen ambiguïteit bestaan over de betekenis van het proces. Bijkomend voordeel is dat het toepassen van een juiste BPMN syntax de procesanalist/-ontwerper ook dwingt om het proces eenduidig vast te leggen, waardoor dit aan kwaliteit wint.

Daarnaast biedt BPMN een breed scala aan mogelijkheden. Elk mogelijk proces kan vastgelegd worden: geautomatiseerd, handmatig of een combinatie van beide. Er kunnen meerdere flows weergegeven worden die niet de happy flow zijn. Ook zijn er veel verschillende symbolen vastgelegd voor alle denkbare werkmethoden. Wat je doel ook is, met BPMN kun je het vastleggen.

Ook belangrijk is verder dat het mogelijk is om processtappen te koppelen aan beslissingen, regels en data. Dit laatste vindt PNA van essentieel belang. In onze methode om kennis te modelleren, cogNIAM, staan de verbindingen tussen processen, regels, data en semantiek centraal. BPMN is een standaard die dit mogelijk maakt. Dit is ook terug te zien in onze producten waar specifieke stappen uit een proces gekoppeld kunnen worden aan specifieke concepten in een datamodel, waarbij ook de bijbehorende regels vastgelegd zijn.

PNA is betrokken geweest bij de ontwikkeling van BPMN 2.0 als wereldstandaard. Maar PNA is ook betrokken bij de ontwikkeling van andere wereldstandaarden van de OMG, zoals DMN (Decision Model and Notation) en SBVR (Semantics of Business Vocabulary and Rules). De koppelingen die wij daarmee kunnen leggen tussen processen, regels, data en semantiek zijn dus volledig gebaseerd op wereldstandaarden. Zo kunnen wij bijvoorbeeld een processtap uit BPMN koppelen aan een beslistabel uit DMN.

Wat is nu de beste methode om kennis over processen goed te borgen en weer te geven in een diagram? Natuurlijk is het antwoord op die vraag deels situatie-specifiek, en ook een kwestie van gewenning en smaak. Maar uiteindelijk wil je als professionele organisatie wel één gestandaardiseerde taal gebruiken om kennis over processen mee vast te leggen. En dat is nou net hét grote voordeel van BPMN ten opzichte van flow charts.

Bekijk ook:

Workshop BPMN 2.0 van PNA