Efficiënt lopende processen zijn belangrijk voor elke organisatie. Om te kunnen garanderen dat je processen efficiënt verlopen, om ze optimaliseren, moet je processen zelf goed vastleggen. Met alleen goed vastleggen, ben je er echter nog niet. Om te voorkomen dat de documentatie van processen in een laatje verdwijnt, moet het geïntegreerd zijn in het geheel aan kennis van de organisatie.

Processen beschrijven de dagelijkse gang van zaken binnen organisaties. Hoe kom je van A tot B, hoe lever je je product of dienst? Procesdiagrammen en flowcharts zijn niet meer weg te denken bij menig organisatie.

Het is dus ook niet gek dat er een wereldstandaard is voor het vastleggen van processen. Deze wereldstandaard, BPMN (Business Process Model and Notation), is een notatiewijze voor processen. Je kunt erin taken en hun volgordelijkheid, splitsingen en samenvoegingen van procesflows en relevante events vastleggen.

Hoe je dit doet dicteert BPMN niet. Daarom gebruikt PNA een best practice. In deze best practice wordt uit de enorme collectie van taaksoorten, event definitions en gateways een selectie gemaakt waarmee je elk proces volledig kan modelleren terwijl het nog steeds begrijpelijk is.

Hoe processen in de werkelijkheid verlopen is vaak niet alleen afhankelijk van de taken en de volgorde hiervan. Regels bepalen welke beslissingen genomen worden en hoe en wanneer data gebruikt of opgeslagen worden. Voor de bruikbaarheid van je proces is het dus essentieel om regels en data te koppelen.

Processen zijn onderdeel van het geheel aan kennis van een organisatie. Wanneer deze kennis niet goed gekoppeld is, is de toepasbaarheid van de procesbeschrijvingen gering. Meerdere standaarden die onderdelen van kennis beschrijven, moeten daarom samenwerken. Aan je beslistaak in BPMN kun je bijvoorbeeld een beslistabel gemodelleerd met DMN (Decision Model and Notation) koppelen.

In BPMN bestaan er data stores om je proces te koppelen aan data. Ten slotte moet je om je proces begrijpelijk te maken voor de hele organisatie termen gebruiken waarvan er binnen de organisatie eenduidige definities zijn opgesteld.

Op deze manier zullen jouw processen efficiënt verlopen. Door het gebruik van een begrijpelijke best practice zijn de processen helder en het koppelen van processen aan regels, data en semantiek zorgt ervoor dat de procesbeschrijvingen daadwerkelijke meerwaarde hebben.

Bekijk ook de workshop BPMN 2.0 van PNA en leer kwalitatief hoogstaande procesmodellen op te stellen.