PNA & Briljante Mislukkingen

‘(Brilliant) Failure is an Option’?

PNA Group is dé expert op het gebied van kennismodellering en het inrichten en operationaliseren van kennisgebaseerde processen. Met behulp van het instrumentarium van PNA, waaronder de wereldstandaard cogNIAM, kunnen organisaties en professionals wendbaar en foutloos met (nieuwe) regels, procedures en processen omgaan. Misverstanden tussen partijen door verschillende interpretaties van uitdrukkingen, uiteenlopende inzichten in te volgen manieren van werken, gebruik van verschillende versies van modellen, teksten, etc. worden hiermee voorkomen. De vraag is dan: waarom besteedt PNA aandacht aan Briljante Mislukkingen? Er kan toch niets meer fout gaan?

Het antwoord op deze vraag zit in het verschil tussen iets dat gecompliceerd is en iets dat complex is. Gecompliceerd betekent ingewikkeld, maar wanneer je het begrijpt, wordt het systeem voorspelbaar en beheersbaar. Denk bijvoorbeeld aan een Zwitsers uurwerk: best wel ingewikkeld, maar volledig voorspelbaar wanneer je het hele systeem hebt geanalyseerd. Maar je hebt ook complexe systemen. Vaak zien die er eenvoudig uit en worden ze gestuurd door een aantal duidelijke en eenvoudige regels, maar toch kan dat leiden tot een onvoorspelbaar en soms chaotisch gedrag. Een zwerm vogels is hiervan een mooi voorbeeld. De vogels hebben betrekkelijk eenvoudige afspraken met elkaar (niet te dichtbij en niet te ver weg), maar hoe de zwerm er precies uitziet en zich verplaatst is niet te voorspellen. Het gedrag van een groep mensen is nog lastiger van tevoren te voorspellen!

Het verschil tussen complex en gecompliceerd manifesteert zich vaak in het type werk dat we uitvoeren. Je zou onderscheid kunnen maken tussen routinematig werk en improviserend werk. Routinematig werk hoeft helemaal niet saai, eenvoudig of minder waardevol te zijn. Wanneer ik bij een tandarts kom die mij blijmoedig vertelt dat hij vandaag in een ‘improviserende stemming’ verkeert, is de kans groot dat ik liever een andere dag terugkom. Aan de andere kant komen we ook vaak in een situatie terecht waarin de regels niet alle mogelijkheden afdekken, mensen zelf een complexe of niet-voorspelbare situatie creëren of waarin invloeden van buitenaf het systeem onvermoed beïnvloeden. In zulke situaties moeten we navigeren in plaats van controleren en lopen dingen vaak anders dan verwacht.

Nu zien we hoe PNA kan bijdragen aan een klimaat dat positief werkt op (leren van) Briljante Mislukkingen. Enerzijds zorgt het beter managen van routinematig werk ervoor dat meer (hoofd)ruimte ontstaat om met improviserend werk bezig te zijn. Door in bekende en/of beschreven situaties, zoals in bijvoorbeeld wetteksten wordt beoogd, te zorgen voor een eenduidige en toepasbare beschrijving van de processen, activiteiten en de bijbehorende kennis, worden fouten op dat vlak voorkomen en wordt tijd bespaard. Hierdoor zullen organisaties en mensen beter in staat zijn om complexe, nieuwe en/of onverwachte situaties te herkennen en daarop te acteren. Soms betekent dat nieuwe inzichten doordat iets anders is gelopen dan aanvankelijk gedacht, inclusief het leren van mislukkingen. Doordat onnodige fouten zijn voorkomen en ruimte is ontstaan voor leren van de ervaring, spreken we van een Briljante Mislukking.

Het Instituut voor Briljante Mislukkingen (IvBM) streeft naar brede acceptatie van het belang van experimenteren en van het leren van zaken die anders zijn gelopen dan gepland. Het IvBM is actief in diverse sectoren en bij diverse organisaties, zowel publiek als privaat. Steeds draait het om het ‘Recht om Briljant te mogen Mislukken’. Het is belangrijk dat mensen zich vrij voelen om het improviserende deel van hun leven en werk te ontdekken en aangemoedigd worden om te leren van hun ervaringen en die ervaringen te delen met anderen. Hier is het ook dat PNA en het IvBM elkaar hebben gevonden: Door de routinematige aspecten beter in kaart te brengen en te ondersteunen, wordt voorkomen dat mensen en organisaties verweten wordt dat zijn onnodige fouten maken of dat activiteiten onnodig mislukken. Wanneer deze potentiële kritiekpunten kunnen worden geëlimineerd ontstaat vanzelf meer begrip voor de niet-controleerbare zaken. Men zou hierbij bijvoorbeeld kunnen denken aan grootschalige ICT- of infrastructuurprojecten. Het (gedeeltelijk) mislukken van deze activiteiten wordt vaak breed uitgemeten, terwijl de lessen die geleerd kunnen worden vaak onvoldoende aandacht krijgen, net als het feit dat we misschien ook moeten accepteren dat complexe projecten niet altijd voorspelbaar verlopen.

Daarnaast heeft het Instituut voor Briljante Mislukkingen een methode ontwikkeld, een soort van taal, om Briljante Mislukkingen sneller te herkennen, te classificeren en de kennis deelbaar te maken. Hierbij gebruiken we zogenaamde archetypes: herkenbare patronen in Mislukkingen in verschillende contexten. Een voorbeeld van zo’n archetype is de ‘Boerendochter’. Dit gaat over serendipiteit, de kunst om toevallig iets belangrijks te ontdekken (zoals de Post-It van 3M en Viagra van Pfizer). Men zocht het een, maar vond het ander. Pek van Andel heeft ooit de volgende omschrijving gegeven van serendipiteit: ‘Het zoeken naar een speld in een hooiberg en dan de knappe dochter van de boer tegenkomen’. Een ander archetype is ‘De Lege Plek aan Tafel’. De mislukking ontstaat doordat iemand of een organisaties een vernieuwing wil introduceren, zonder dat vooraf is gezorgd voor betrokkenheid of instemming van alle partijen voor wie dit relevant is. Vaak zien we actieve of passieve tegenwerking van diegenen die zich niet geraadpleegd of gewaardeerd voelen.
In totaal hebben we 16 archetypes geïdentificeerd, die we op vier niveaus kunnen waarnemen, Het gaat dan om systeemfalen, organisatiefalen, teamfalen en/of individueel falen.

PNA en het IvBM werken samen om een methode en bijbehorende tool te ontwikkelen waarmee snel (potentiële) Briljante Mislukkingen kunnen worden geclassificeerd (welke archetype(s)), en beschreven kunnen worden, inclusief de leermomenten. Organisaties kunnen dit tool gebruiken voor ‘single-loop learning’, ofwel kennis uit het proces of project direct gebruiken in dezelfde omgeving, maar ook om de lessen vast te leggen en te verspreiden. Zo voorkom je ‘Corporate Alzheimer’ waarin lessen wel worden geleerd, maar snel weer worden vergeten. Daarnaast zorgt deze aanpak ervoor dat de lessen uit Briljante Mislukkingen ook elders van waarde kunnen zijn.

Kortom, PNA begrijpt als geen ander dat het managen van kennis essentieel is voor het succes van organisaties en professionals, maar dat ondanks het zo goed mogelijk beschrijven en ondersteunen van kennisintensieve processen en activiteiten, er altijd ruimte moet zijn voor het leren van onverwachte of niet beschreven situaties. Om deze inzichten verder te verdiepen is een samenwerking ontwikkeld met het Instituut voor Briljante Mislukkingen. Uiteraard delen we onze ervaringen graag met anderen, in de eerste plaats met klanten en partners, die we van harte uitnodigen om met ons in gesprek te gaan en ideeën en ervaringen te delen rond dit thema.

Wij gaan graag in gesprek met u over de stelling: ‘(Brilliant) Failure is an Option’.